この記事を書いた人

こんにちは、スぺラボ大阪支店勤務2年目CGクリエイターのいけちゃんです!

前回は主に業務や通勤についてお話ししましたが、新社会人は生まれたての子羊同様。ひとつふたつの苦難じゃ済みません。事務仕事もそのひとつです。書類の作成やお客様への対応などぶっつけ本番に近い形で対応しなければならないことが多々あり、新人の頃はあたふたしていました。

前回の記事▼

成長は経験の積み重ねだと言ってしまえばそれまでですが、私なりに考えて克服したので、今回は事務業務の攻略法についてお話したいと思います。


目次▼
1.見えないところで動く大金
2.相手とは直接話したい
3.おわりに


見えないところで動く大金

お金に関してアルバイトとは大きく異なる点があります。お金を動かすために書類を作成することです。
スペラボでは、お客様とお金のやり取りをする際に3点の書類を作成します。仕事の発注が来るとお客様におおよその金額を確認していただくための初期概算の御見積書をお送りします。
そして納品が完了した際に、今度は正式な御見積書をお送りします。

ここまでは何とかできます。問題はこの次の段階。請求書を発行する作業です。

私にとってこれが一番のボスキャラなんです。
このボスキャラを倒すには「請求GOボタン」を押さなければいけません。
「請求GOボタン」とは、金額が確定した請求書を発行するときに押すボタン。
これを押すと弊社の経理担当に通知が飛び、経理の確認を受けたのちにお客様に請求書が発行されます。

これを押すのがとっても緊張する!!!

※実際の経理の方はとっても優しいです。あくまでイラストイメージです!!

だって、ボタンを押すとお金が見えないところで動くんやで?怖くない?
え、私だけですか?そんなことないですよね?

私はとても心配性なので、押す前に毎回2、3分ほどためらってしまいます。
間違えてたらどうしよう…お客様の名前ちゃんとあってるよな?請求先の会社名は…
諸々確認しドキドキしながらボタンを押します!
押したところで見た目が何か変わるってことはないんですけどね(笑)
これが完了したらボスキャラ(請求書)制覇です!

ミスがあると大変なことになるので、金額に間違いがないように、少し声に出しながら確認したり、先輩に確認していただいてます。
請求書発行はいつまで経っても慣れない気がします。

いけちゃん流攻略法
・小声で確認
・先輩に確認してもらう

相手とは直接話したい

ふたつ目は電話対応です。
これは新人は皆苦手意識を持つ業務ではないでしょうか。

家の電話すらまともに出ないのに!会社のお客様はもっと緊張するやん!

私は昔から電話対応が苦手だったので、どう電話から逃げてやろうかと毎日考えていました。
考えて考えて考え抜いた結果、同期に取れと念を送りながら3コールギリギリでとる!

念を送り続ける日々を送っていると、ある日ついに同期から指摘を受けてしまいました。「さっき電話取らなかったでしょ」ちょっと怖い雰囲気です。
これはもう怒られる、もう電話からにげられないんや…そう覚悟して続きを聞いていると「私も取ってないけど(笑)」と衝撃の告白。なんと電話苦手仲間を発見しました。
しかしいつまでも同期と電話苦手同盟を結んでいるわけにもいかないので、2人で電話克服作戦を考えました。

その名も…

デデン!!!!!

作戦内容は以下の3つ

1.出ない
2.番号登録されている電話のみに積極的に出る
3.知らない番号にも出てみる

1.出ない
今までは出るときもありましたが、もう一切でません。
これがなぜ克服作戦なのか、とお思いかもしれませんが、自分を追い詰めるということに意味があるのです。私たちが電話に出ないと他の同期に迷惑がかかる→罪悪感が生まれる。自ら罪悪感を作り出していきます。(決してMではありません)
これがこの作戦の一番大事なところでもあります。
罪悪感がMAXになったところで次のステージです!

2.番号登録されている電話のみに積極的に出る
最悪感を少しでも軽減させるため、番号が登録されている電話は出ることにします。
登録されている番号は電話機に相手の名前が表示されるので、お客様の名前を間違えることはない。例え伝言を聞き逃しても先輩に怒られることはありません。
するともう
登録されている番号は取らなきゃという使命にかられ、どんどん電話に出ていきます。

3.知らない番号にも出てみる
電話を取るという行動に慣れてきたら最終ステージです!!!
しかし、対応回数が増えたことによって、今度はリスニング能力が皆無であることが判明。

お客様の会社名がわからへん…そもそも名前が…

お客様の電話では専門用語が出てくることも多々あります。最初の頃はその言葉が、ひらがな、カタカナ、漢字、どの表現が正しいのかわからず、メモにはとりあえずひらがなで書きとめるとまさかの英語。

それは無理ですお客様。

また、専門的表現をお客様に伝えるのにもとても苦労しました。
電話なのに身振り手振り付きでしゃべってしまっています。

そんななか、東京から大阪支店へと異動になりました。同期がいない環境になったことで電話対応する機会が増え、苦手だったリスニングも少しずつではありますが上達しました!
自分以外電話を取る人がいないと思い込むのもいい対策ですね!
電話が苦手な方は、支店に行くとできるようになるかもしれません!(笑)

最近は直接のやり取りも担当させていただくことも多くなったので、電話の回数がさらに増えました。今では案件内容に不明点があればすぐにお客様に電話をかけています!
電話克服作戦は現在も進行中です!

いけちゃん流攻略法
・3コールギリギリでとる
・罪悪感が生まれたら電話克服作戦実行!

おわりに

当時は同期と悪戦苦闘しながら、「しんどいー、疲れたー」など言ってましたが思い返してみるとなんだかんだ楽しんでやってたやんって思います。
新卒クリエイターの苦悩、前回の記事も含め四つご紹介しましたが、完全に克服したわけでもなく、3歩進んで2歩下がる状態ですが、ぼちぼち進みながら成長していきたいと思います!
電話克服作戦、おすすめです!

また何か困難にぶち当たった時は攻略法を探したいと思います。
以上、いけちゃんでした!